Automatiser la relance adhérents : découvrez le script mis en place pour l’association Flupa

Contexte

Beaucoup d’associations utilisent le site de HelloAsso qui est une plateforme de paiement spécialisée pour les associations.

Des personnes peuvent rejoindre l’organisation pour une certaine durée en prenant une adhésion en contrepartie d’une somme permettant à l’association de se développer et faire face à ses besoins financiers.

HelloAsso gère très bien le parcours d’adhésions et de paiement. Cependant, un problème persistait dans le cas de l’association FLUPA qui a des adhésions glissantes (de date à date). En effet, le système HelloAsso n’envoie pas automatiquement de mail de relance pour annoncer la fin de l’adhésion en cours. Les adhérents oubliaient donc la plupart du temps de renouveler leur adhésion.

Objectif

L’idée était de mettre en place un automatisme pour permettre cette relance en fin d’adhésion. Pour répondre à ce besoin, nous avons mis en place un script permettant de prévenir automatiquement l’adhérent en analysant sa date de fin d’adhésion et en lui envoyant un mail pour l’en informer.

Explications et installation

Comme nous souhaitions apporter notre aide aux associations qui ont ce besoin bien spécifique, ce code est disponible en open source.

Pour créer ce script nous avons utilisé :

- PHP standard du web

- Composer pour gérer les dépendances. Il nous a notamment servi à mettre en place un système de logs et à gérer des fichiers env.

- Brevo (anciennement SendInBlue) pour l’envoi de mail

Une fois l’installation réalisée, le script vous permettra :

- d'envoyer un mail 1 mois et 1 semaine avant la fin d’adhésion d’un utilisateur

- d'ajouter les adhérents HelloAsso dans une liste de contacts sur Brevo (ex-SendInBlue)

- de lancer un cron pour exécuter le script chaque jour

Il vous faut :

- Disposer d’un compte Brevo (ex-SendInBlue), créer une clé API de manière à pouvoir envoyer un mail en utilisant leur API. https://help.brevo.com/hc/fr/articles/209467485-Cr%C3%A9er-ou-supprimer-une-cl%C3%A9-API

- Avoir créé le template de votre mail qui sera envoyé aux adhérents avant la fin de leur adhésion. Si besoin, des données peuvent être transmises au template de mail. Dans notre cas, nous utilisons un paramètre nommé “timing” qui nous permet d’adapter le message “un mois” ou “une semaine” en fonction du temps restant avant la fin d’adhésion.
Il faudra donc créer un template d'email de votre côté en y ajoutant un paramètre "timing".
https://help.brevo.com/hc/fr/articles/360019787120

Étape 1️⃣ :
Pour commencer il vous faudra cloner le repo disponible sur le git https://github.com/experiencis/cron-helloasso sur le serveur où vous souhaitez installer le script.

Étape 2️⃣ :
Installer le gestionnaire de dépendances Composer https://getcomposer.org/download/ et lancer la commande composer install afin d’installer celles-ci.

Étape 3️⃣ :
Copier le fichier .env.example et le renommer .env, déposez-le à la racine du projet.
Pour remplir ce fichier .env vous aurez besoin d’une clé API Brevo (Sendinblue), l’ID de votre template, l’ID Client HelloAsso, une clé secrète générée par HelloAsso.

Étape 4️⃣ :
Créer une tâche cron afin d’exécuter ce script une fois par jour.
Pour ce faire, il y a plusieurs possibilités.
Configurer une tâche cron depuis le panel de votre hébergeur quand il le permet ou se connecter en SSH et suivre les instructions ci-dessous.

Exemple : dans ce cas le script sera exécuté tous les jours à 9h28.
Une fois connecté en SSH vous pouvez taper la commande crontab -e pour éditer le fichier CRON et y copier la ligne ci-dessous.
⚠️ N'oubliez pas de remplacer {path} par le chemin absolu jusqu'au dossier du script.

Félicitations votre script est désormais installé ! 🎉

Conclusion

Si l’installation s’est déroulée avec succès, vos adhérents recevront maintenant automatiquement des mails pour les prévenir que leur adhésion touche à sa fin. 😉

Si vous avez rencontré certains problèmes lors de l'installation, n'hésitez pas à nous contacter.